직장 생활을 수십 년 해온 것은 아니지만, 팀에서 역할이 커지게 되고, 자연스럽게 업무 내용을 전달 받는 입장에서 이제는 전달 하는 입장으로 변해가면서 커뮤니케이션 스킬의 중요성을 온몸으로 느끼고 있다.

글을 읽는 사람 모두 각자 선호에 따라 주로 사용하시는 커뮤니케이션 수단이 있겠지만, 본인의 경우 일반적인 업무 관련 커뮤니케이션에 있어서 메신저나 대화 보다는 이메일 사용하는 것을 선호 하는 편이다. 메일을 주된 수단으로 사용 하는 것은 아니고, 문제가 있거나 일이 커지는 경우 대화를 이용하며, 이런 특별한 경우를 제외 하고는 메일을 선호 하는 편이다.

필자가 N 모사를 다닐 시절에는, 하루에 읽어야 할 메일이 대략 300통이고 답변 해야 할 메일이 100통이 넘다 보니, 오전 내내 메일과 전쟁을 치러야만 했다. 그러다가 좀 규모가 작은 회사로 옮기고 1~2년 정도는 규모도 작고 대외 커뮤니케이션 없이 개발에만 집중 할 수 있었기 때문에 메일을 잘 사용 하지 않았다. 그때는 메일을 쓰지 않는 것이 그렇게 행복 할 수 없었다.



어느덧 시간이 흘러 회사가 성장하고 커뮤니케이션이 비용이 늘어 나면서 회사 전체가 자연스럽게 메일을 다시 사용 하게 되었다. 그렇다면 어떠한 이유로 전쟁 같은 메일을 왜 다시 사용 하게 되었을까?

사람에 따라 메일을 쓴다는 것이 번거롭고 귀찮은 일이거나, 쓸데 없는데 시간을 보내는 것 일수도 있지만 (사실 본인 역시 매우 귀찮다), 한가지 확실 한 것은 회사가 성장함에 따라 커뮤니케이션 비용이 올라가고 1년 넘도록 사용하지 않았던 이메일을 또 다시 사용 한 것은, 이메일을 이용한 커뮤니케이션의 장점이 존재 하기 때문이라고 생각 한다..

우선, 필자가 생각 하는 이메일 커뮤니케이션의 장점은 다음과 같다.

1. 효율적인 시간 관리
사람 마다 업무가 똑같고, 집중 하는 시간이 똑같으면 문제가 되지 않는다. 그러나 다양한 파트의 사람들이 커뮤니케이션을 하는 경우, 메신저와 대화는 어느 정도 한계성을 보인다. 2~3명이 메신저나 대화로 커뮤니케이션을 하게 되는 경우, 나는 회의 할 준비가 되어 있는데 상대방이 바쁘면, 상대의 시간을 뺏게 된다. 또한 그 커뮤니케이션의 질은 떨어 질 것이다. 물론 사전에 약속을 하는 경우에는 그러한 부담이 적겠지만 모이는 비용 또한 무시하기 힘들다.

이 경우 사소한 내용은 메일을 이용하게 되면, 의견을 내는 사람이나 문의를 하는 사람은 일단 메일을 보내 놓고 상대의 답변을 기다리면 된다. 또한 상대의 입장에서는 내가 여유가 되는 시간에 답변을 해주면 되기 때문에 시간의 효율적인 안배가 가능 하다. (물론 상대가 답변해준다는 가정에서 말이다.) 만일 당신이 한창 집중해서 일을 하고 있는데 느닷없이 메신저 대화창이 날라 들면, 집중력은 이내 깨지고 말 것이다.

2. 손쉬운 공유
이메일을 이용한 커뮤니케이션에서는 업무에 대해서 손쉬운 공유가 가능하다. 메일로 커뮤니케이션 중 이 내용은 누군가가 알아야 한다고 느끼면, 관련되는 사람을 참조에 등록 해주면 된다. 이 때 메일에 참조가 되는 사람은 특별한 배경 설명 없이도 메일 내용 참고로 하여 업무에 자연스럽게 참여 할 수 있을 것이다.

메일을 이용하지 않는 경우 참고 해야 하는 사람들에게 찾아가서 일일이 설명 해주어 하겠지만, 메일을 이용하는 경우 대화와 비교해서 시간적인 측면에서 많은 비용을 감소 시킬 수 있을 것이다. 물론 “이해력”이라는 관점에서는 대화가 더 우수 하다고 생각 된다. 그러나 이런 경우에도 메일을 보조 수단으로 이용하면 같은 이야기를 여러 번 하는 수고를 어느 정도 줄 일 수 있을 것이다.

3. 업무의 기록
필자의 경우 구두, 메신저 회의의 내용도 메일로 다시 작성해서 공유 하려고 노력을 한다. 또한 과거에 내가 어떤 이야기를 했거나 무슨 일을 했는지를 메일을 참고로 해서 찾는 경우가 많다. 이메일을 사용 하는 경우 굳이 업무 일지를 쓰지 않아도 이메일 커뮤니케이션이 자리 잡게 된다면 자신의 업무에 대한 백 로그 작성용으로서도 유용 할 것이다.

대다수의 사람들은 어떠한 결론이나 합의를 이끌어 낼 때 이러한 결론이 나게 된 과정이나 배경에 대해서 투명하게 알기를 희망 한다. 이런 의미에서 업무와 관련된 커뮤니케이션에의 기록은 상당한 의미를 가진다.

“기록은 기억을 지배한다”는 말처럼, 기록을 하면 책임의 소재를 명확하게 가려줄 뿐 아니라, 오해의 소지를 줄여 줄 것이다. 나아가 기억의 단점인 각색과 자기 보호의 차단이라는 측면에서도 그 중요성은 어려 번 언급 해도 과하지 않을 것이다.

4. 신중한 커뮤니케이션
메일은 그 특징상 모든 커뮤니케이션 내용이 공유 되고 기록 된다. 그렇기 때문에 대화를 할 때 보다는 메일을 쓸데 좀더 신중하고, 상대를 배려 하게 된다. 글은 그 사람을 표현 하는 인격 이기 때문이다. 게다가 여러 사람이 참조 되어 있는 메일에 참여 하는 경우 더욱더 조심 하게 될 것이다.

또한 글을 작성 할 때, 말로써 주장을 할 때 보다 좀더 놀리 정연 하게 주장을 전개 하기 위해 노력 한다. 또한 완성 하고 나서도 전송하기 전 여러 번 퇴고를 하는 습관을 자연스럽게 가지게 된다. 필자만 해도 블로그에 포스팅을 할 때 최소 3번 이상은 퇴고를 해보려고 노력 한다. 특히 기술적이 포스팅에 대해서는 잘 아는 지식도 수 차례 확인 후에 포스팅을 하게 된다. 안 그럼 나중에 망신 당하기 십상이니까....;;;



그렇다면, 이러한 장점이 많음에도 불구 하고 왜 이메일 사용을 꺼려 할까?
추측하건데, 위의 장점들 때문에 메일을 사용하지 않는 것 같다.

기록이 남는다면 여간 부담스러운 것이 아니다. 게다가 공유 마저 손쉽게 되니 여차하면 망신살 뻗치기 일수다. 이러한 현상은 직급이 높을수록 또 자신의 실력이 들어 나는 것을 두려워하는 사람, 조직일수록 기록에 대한 부담을 느끼는 것 같다. 글을 쓰는 본인 역시 상당히 부담스러운 것이 사실이다.

답변에 대한 부담도 한 몫 하는 것 같다. 통상적인 비즈니스에서 어떠한 메일을 받으면 업무시간 기준으로 최대 24시간 이내에 답변을 주는 것이 관례라고 배웠다. 제한된 시간 내에 논리 정연한 답변을 써야 하는 건 상당한 부담이 아닐 수 없다. 게다 위에서 언급한 것처럼 기록이 남기 때문에, 이 수단 자체를 회피 하려 하는 것 아닌가 하는 생각을 해본다.

개인적으로 진솔한 커뮤니케이션은 신뢰라는 관점에서 대단히 중요하다고 생각 된다. 설령 내가 실수를 하거나 나의 부족한 부분이 들어 나서 망신을 당한다 하더라도 투명한 일 처리는 중요하다. 잘 모르는 것은 배우면 되고, 틀린 것은 바로 잡으면 된다. 그것이 들어 나는 것을 부끄러워하고 이를 방어 하기 위해서 방어 기재를 펼 필요는 없을 것이다. 이런 진솔한 모습이야 말로 직장 선후배 동료 들에게 신뢰를 얻을 수 있을 것이라 생각 된다.

끝으로, 위에서 메일의 장점에 대해서만 언급 하면서 대회의 중요성에 대해서는 소홀하게 다룬 것 같아 걱정이 되지만, 본인이 이 글을 통하여 이야기 하고 싶은 것은 이메일 커뮤니케이션의 장점은 여러 가지가 있지만 어디까지나 보조 수단일 뿐, 여전히 가장 효과적인 커뮤니케이션 수단은 여전히 대화라 생각 한다.

특히 이해 관계의 트러블이 발생 하는 경우 글을 통한 커뮤니케이션의 경우 자칫 잘못하면 감정의 골만 깊어 질뿐 해결에는 큰 도움이 되지 않을 것이다. 이메일은 특별한 케이스를 제외하고 진행 되는 업무의 처리에서 어느 정도 도움을 줄 것으로 생각 된다.


만일 자신이 속한 조직 내에서 일상적인 업무에 대한 커뮤니케이션 문제가 자주 발생 한다면
이메일을 커뮤니케이션 보조수단으로 활 용 해보는 것을 조심스레 권해본다.